Du bist an allem schuld! Ja, aber du auch!

«Nichts ist Zustand, alles ist Prozess.»  – J.W. von Goethe

Haben Sie sich manchmal gefragt, wieso nicht alles so läuft, wie Sie es sich vorgestellt haben? Ich spreche hier nicht von esoterischen Irrungen und Wirrungen, nein, es geht dabei konkret um die Beziehung Auftraggeber-Auftragnehmer.

Lassen Sie mich nur ein Beispiel aus meiner praktischen Tätigkeit erwähnen.
Sie sagen: wir möchten einen Status-Report unserer Aufträge in regelmässigen Abständen erhalten.
Der Auftragnehmer versteht: wir müssen liefern, sobald wir es haben. Wir haben es aber, sobald wir Zeit haben. Zeit haben wir bekanntlich wenig, weil wir viel für Sie tun müssen… usw.
Dabei wäre doch v.a. zwischen Kommunikationsprofis (ich mische mich bei anderen Profis ungern ein.) eben die Kommunikation so einfach. Denkste! Überlegen Sie sich nochmals, welchen Auftrag Sie erteilt haben unter dem Aspekt von „Was“, „Bis Wann“, „Wie“, „In welcher Form“, „An wen“, „Für wen“.

Verstehen unter „Status-Report“ alle das, was Sie darunter verstehen? Kommunizieren Sie die Uhrzeit auch in „regelmässigen Abständen“ oder eher „in Stunden und Minuten“?

Haben Sie sich jetzt dabei erwischt, wann Sie das letzte Mal in der „ist doch klar, was ich damit meine“-Falle getappt sind? Wieso haben Sie also dennoch keine Controlling Tools implementiert?

Schämen Sie sich nicht! Sie sind nicht alleine! Sie geben alte Verhaltensformen ungern auf, obwohl Sie wüssten, dass sie falsch sind. Weil Sie nicht wissen, ob die Alternative besser ist. (Anm.: Wieso die EU in einer Krise steckt, obwohl alle wissen, dass, was sie bislang gemacht haben, sich als falsch erwiesen hat, jedoch sich viele dagegen wehren, etwas daran zu ändern.).

Aber: Woher wollen Sie wissen, was besser ist? Wer kann Ihnen die 100%ige Sicherheit garantieren, dass alles besser wird? Sie! Sie haben die Wahl. Entweder bleiben Sie dort, wo Sie sich gerade befinden, oder Sie entscheiden (ENT-SCHEIDEN => VER-BINDEN) sich, etwas zu verändern. Besser? Vielleicht. Anders? Mit Sicherheit.

Der Grund ist selten deutlich ersichtlich, aber in den letzten 16 Jahren meiner Tätigkeit war immer ein gemeinsamer Nenner zu erkennen: fehlende Prozesse auf beiden Seiten (jeder weiss, was er zu tun hat, aber alle machen es so, wie sie es für gut empfinden*)!

Sie müssen keine Angst haben, sich mit ISO Standards auseinander setzen zu müssen. Es geht vielmehr darum, kleine Schritte zu beschreiten und eine Checkliste bereit zu halten, um effizient und effektiv, also schnell und richtig, den Verlauf in diesem Fall Ihrer Aufträge zu verfolgen und das Projekt zu führen.

  1. AKV: Definieren Sie die Aufgaben, Kompetenzen und die Verantwortung aller am Projekt beteiligten Personen!
  2. Prozesse: Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsschritte formuliert werden, also die berühmten Wenn-Dann, Wenn-nicht-Dann, Wenn-Dann-Ausser-Dann etc. Prozesse!
  3. Controlling: Kümmern Sie sich um die Einhaltung dieser Prozesse und kommunizieren aber auch die Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung!
  4. Monitoring: Verfolgen Sie mittels eines MIS (Management Information Tools) das Projekt und erkennen damit schnell etwaige Probleme!

Fragen Sie nach dem Nutzen dieser Übung? Sie sparen Zeit! Je nach Komplexität des Projektes auch mehrere Stunden pro Woche. Stellen Sie vor, was Sie mit diesem Zeitgewinn alles machen könnten… Denken Sie aber nicht an Urlaub! Oder doch?

Lohnt sich der Aufwand? Denken Sie darüber nach, wie viel Zeit, Nerven und Geld Ihnen das Fehlen effizienter Prozesse pro Jahr kostet und wie viel Sie pro Jahr sparen könnten (200 bis 400 Arbeitsstunden? à … CHF pro Stunde?)

Da Sie nun wüssten, wie das Problem gelöst werden kann, kann ich Ihnen dabei helfen, die nötigen Instrumente zu erarbeiten, um schneller ans Ziel zu kommen. Es gibt bekanntlich keine Standard-Tools, die alles automatisiert für Sie erledigen. Jedes Problem basiert auf eine individuelle Historie. Nehmen wir uns die Zeit, Ihr individuelles Problem zu erkennen, zu bewältigen und dann zu lösen – massgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse.

*Haben Sie erkannt, was in diesem Satz steckt? „Jeder“, „Alle“, „Gut“, „Empfinden“. Merken Sie jetzt, wie ungenau das Endergebnis wird, wenn keine Verantwortlichen, keine Messkriterien, keine Prozesse definiert sind? Oder was empfinden Sie bei der Vergabe eines Auftrages? Und wie definieren Sie „gut“? Ist es „all(e)-gemein“ (so wie ALLE es meinen, aber KEINER weiss) „gut“ oder so wie Sie es definiert (de-finieren = ab-grenzen. Klare Grenzen setzen!) haben und vorgegeben haben?

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